Begibt sich ein Arbeitnehmer auf eine mehr als achtstündige Dienstreise (auswärtige berufliche Tätigkeit), so kann er hierfür sog. Verpflegungsmehraufwendungen in pauschaler Höhe steuerlich geltend machen. Bei einer Inlandsdienstreise betragen die Pauschbeträge 24 € für jeden vollen Kalendertag der Reise (und 12 € für den An- bzw. Abreisetag), sowie 12 € für eintägige Dienstreisen, die mindestens acht Stunden dauern.
Pauschbeträge bei Auslandsdienstreisen
Bei Auslandsdienstreisen gelten abweichend hiervon andere Pauschbeträge. Deren Höhe richtet sich nach dem jeweiligen Aufenthaltsort und wird jährlich von der Finanzverwaltung festgelegt. Beispielsweise gelten für Auslandsdienstreisen ab 01.01.2017 folgende Werte:
| Land | Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen | Pauschbetrag für Übernachtungskosten | |
| Abwesenheit von mind. 24 Stunden | Abwesenheit von mind. 8 Stunden (bzw. An-/Abreisetag) | ||
| Frankreich | |||
| – Paris | 58 € | 39 € | 135 € |
| Italien | |||
| – Rom | 52 € | 35 € | 160 € |
| Luxemburg | 47 € | 32 € | 102 € |
| Österreich | 36 € | 24 € | 104 € |
| Schweiz | |||
| – (nicht Genf) | 62 € | 41 € | 195 € |
| USA | |||
| – New York | 58 € | 39 € | 282 € |
| Vereinigtes Königreich | |||
| – London | 62 € | 41 € | 224 € |
Pauschbeträge für Übernachtung
Die Finanzverwaltung veröffentlicht zwar auch jährlich Pauschbeträge für Übernachtungskosten. Anders als die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen können diese Beträge jedoch nicht als Werbungkosten geltend gemacht werden. Sie sind lediglich für die steuerfreie Arbeitgebererstattung von Übernachtungskosten anzuwenden. Für den Werbungskostenabzug sind dagegen nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgeblich.
Entsprechende Anwendung bei Unternehmern
Die vorgenannten Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen bei Arbeitnehmer finden auch bei Unternehmern Berücksichtigung.
Auch hier gilt jedoch, dass Übernachtungskosten nur in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden können.
Beispiel:
A ist freiberufliche Fotografin. Um ihr (Online)-Fotoarchiv mit Bildern von Alpenpanoramas aufzustocken, unternimmt sie eine 12-tägige Geschäftsreise (inkl. jeweils ein An- und Abreisetag) nach Österreich. Um möglichst kurze Wege zu haben, mietet sich A auf einer Berghütte ein. Die Mietaufwendungen betragen 300 €.
Lösung:
A kann als Verpflegungsmehraufwand pauschal 408 € (= Anreisetag 24 € + 10 volle Aufenthaltstage à 36 € + Abreisetag 24 €) steuerlich geltend machen. Die Übernachtungskosten können jedoch nicht pauschal, sondern nur in tatsächlicher Höhe (= 300 €) als Betriebsausgabe berücksichtigt werden.
